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A) Avant-propos Cette aide a été rédigée uniquement pour les utilisateurs de SharePoint 2007 et d’Outlook 2007. Synchroniser un calendrier supplémentaire avec SharePoint pour vous permettre plusieurs choses : - Publier votre calendrier afin que vos collaborateurs aient connaissance de vos disponibilités. - Avoir un calendrier pour un groupe de personnes de manière à organiser des événements en commun. - Avoir un calendrier en vue de permettre une traçabilité des événements. Les prises de vues seront en Anglais dans cette aide. Pour que cette aide fonctionne il faut que votre administrateur ait activé la fonction « Calendriers » sur votre site SharePoint et qu’un ou plusieurs calendriers aient été créés, si vous n’êtes pas certain de tout cela demandez à l’administrateur de votre site. B) Ajout du calendrier Pour commencer ouvrez Outlook et laissez-le ouvert en arrière plan, ceci permettra une installation plus rapide du calendrier. En parallèle, connectez-vous à votre site SharePoint habituel avec Internet explorer 6 ou 7 et les contrôles ActiveX activés et acceptés pour ce site, et rendez vous sur le calendrier (cliquer sur « Nom du calendrier », dans notre cas «Calendar ») souhaité depuis la barre de gauche comme sur la prise de vue ci-dessous (un site SharePoint peu contenir plusieurs calendriers, si vous n’avez pas ce menu cliquez sur « View all site content », voir tout le contenu du site, puis dans la section « Lists » sélectionnez votre calendrier) Une fois sur votre calendrier cliquez sur « Actions » puis « Connect to Outlook » (Connecter à Outlook) comme sur la prise de vue ci-dessous. Outlook revient au premier plan sur la section des calendriers et une fenêtre apparait comme sur la prise de vue ci-dessous. Cliquez alors sur « Advanced » (Options avancées) une nouvelle fenêtre apparait comme sur la prise de vue ci-dessous. Dans « Folder Name » (Nom du dossier) tapez le nom du calendrier tel que vous voulez qu’il apparaisse dans votre Outlook, dans « Description » tapez, si vous le souhaitez une description et décochez la case « Update limit » (Limite de mise à jour). Faites OK. Vous revenez alors sur la fenêtre précédente faites « Yes » (oui) Selon votre mode de connexion à tout moment une demande d’identification peut apparaitre, remplissez la avec vos identifiants SharePoint. Votre calendrier est maintenant ajouté. C) Utilisation quotidienne Cet ajout de calendrier vous permet de gérer un calendrier comme vous le feriez habituellement sauf que celui-ci peut être vu et synchronisé par toutes les personnes autorisées, de plus s’ils modifient le calendrier de leur côté il est modifié chez vous. Il faut tout de même qu’ils en aient les droits Les droits d’utilisateurs sur les calendriers sont définis par l’Administrateur de votre site, si vous n’êtes pas sûr qu’un utilisateur ait les bons droits (consulter, éditer/créer, valider, administrer) demandez à votre administrateur de site. La synchronisation se fait à chaque « Send/Recieve » (envoyer/recevoir) d’Outlook. Vous pouvez visualiser autant de calendriers côtes à côtes ou seuls que vous voulez depuis la section calendriers d’Outlook en cochant les calendriers, dans le volet de droite, que vous voulez visualiser (voir prise de vue ci-dessous).
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