SharePoint 2003 et le Tech-Ed 2003

 

 

 

Mon programme : 16 conférences – un colloque – une table ronde – un LAB – le stand du Club SharePoint PARIS a animer – le 1^er jour une pré-Conférence.

5 jours de folies et de découvertes. Je vais faire aussi quelques photos de ce lieux ‘mythique’ voilà 3 ans que nous sommes dans cette superbe ville de Barcelone (1^er Tech-Ed à Bournemouth, Angleterre en 1994, puis Hambourg, Allemagne, et de 1996 à 1997 à Nice en France, puis Amsterdam en Hollande en 1999 et 2000 et depuis l’an 2001 à Barcelone. Cette année il y a plus d’exposants et de conférences. SharePoint est à l’honneur avec Office 2003 et un LAB sur SPS et d’autres sur Office 2003.

 

 

 

Voici les présentations où je dois aller :

Sur SharePoint 2003 – Windows SharePoint Services – Microsoft Office 2003 – InfoPath – BilzTalk - … et bien sur quelques dîner et déjeuner (et soirées) !

 

L’une des présentations sur SPS la 341 (en Anglais), elle est passionnante, normal c’est mon sujet favori comme MVP SharePoint (mais de plus en plus les interactions avec Office 2003 me font investir InfoPath et FrontPage 2003 ainsi que les grands fondamentaux d’Office 2003 Word et Excel 2003).

 

 

 

SPS & WSS

Contrairement aux apparences, les différences entre SharePoint Portal Server (SPS) et Microsoft Windows SharePoint Services (WSS) sont plus importantes qu’il n’y paraît. Cette différence tient tout d’abord au fait que, justement, ce sont deux produits distincts : alors que l’un (WSS) est commercialisé avec Windows Server 2003, SPS 2003 est vendu séparément. Partageant un habillage graphique similaire, proche de celui de Windows XP, ils se révèlent parfaitement complémentaires.

 

Nouvelles fonctionnalités

La v 2.0 de SharePoint Portal Server 2003 est plus que jamais la solution idéale pour faciliter le travail collaboratif et le partage d’informations dans l’entreprise, à travers la mise en œuvre de portails génériques ou particuliers. Les nombreuses fonctionnalités de cette nouvelle mouture représentent autant d’atouts de valeur : MSDE, le “ mini-serveur SQL, gage de stabilité ; le .NET Framework, la CLR, le NET et l’ASP.NET ; les Web Services (voir la page sur ASP .NET Web Matrix, à l’adresse http://www.microsoft.com/france/asp.net/default.asp) et les Web Parts, etc. La fonctionnalité Single Sign On (SSO), qui permet à un utilisateur d’accéder à de nombreux services divers en ne devant s’identifier qu’une seule fois, offre des possibilités de sécurité accrue, notamment au travers de Profiling system et My-Site avec des variantes “ private ” et “ public ”.

 

Associés à son Web Folder et à ses outils de backup, tous ces éléments confèrent à la v 2.0 SharePoint Portal Server une puissance inégalée – notamment sur un serveur Windows Server 2003, disposant du .NET Framework et de multiples assistants. D’autant que, malgré la richesse de ses possibilités, SharePoint Portal Server demeure hautement personnalisable, même pour un profane. Le fossé entre WSS et SPS se creuse au niveau des outils de recherche, de la possibilité d’ajouter des contenus à indexer, ainsi qu’en termes de navigation. L’outil de navigation dans les documents dont est doté SPS, couplé à Office 2003, représente une puissante solution de visualisation de documents. En outre, la composante Microsoft Office InfoPath 2003 de Office 2003, qui rationalise le processus de collecte des informations, peut être associée à la solution SharePoint Portal Server. Pour en savoir plus à ce propos, visitez la page http://www.microsoft.com/france/ office/system/InfoPath/overview.asp

 

Grâce à la fonction Edit Categories de SPS v 2.0, le Portal Site Map Home permet de gérer les catégories en mode WYSWYG (What You See Is What You Get), et en ordre hiérarchique (par arborescence). Il s’agit là de l’une des principales évolutions de la gestion de site depuis SPS v 1.0. Autre concept qui fait son apparition dans SharePoint Portal Server v 2.0, celui de My Site. Pour schématiser, il s’apparente au concept de Portail personnel sous SPS v 1.0, en proposant toutefois de nombreuses fonctionnalités d’administration, aisément paramétrable. On pourrait rapprocher son utilisation de la création d’un WSS plus perfectionné qu’avec SharePoint Team Services : il est notamment possible d’y gérer un fonds documentaire, mais les métas ne sont Parmi les améliorations de cette nouvelle version, l’indexation de sites distants se trouve grandement simplifiée. Pour ce faire, il suffi t en effet désormais d’aller sur Site Setting, puis sur Manage Search Setting and Indexing Content, et de cliquer sur Confi gure Search and Indexing. Il faut ensuite lancer l’indexation au moyen de Add A Content Source. Pour indexer un site Web, cette dernière hypothèse doit être retenue afin d’activer une veille technologique sur un site.

 

Suivi des modifications et gestion des documents

Je ne saurai trop vous conseiller, après avoir installé SPS et WSS, d’entretenir une sorte de veille technologique, avec la surveillance de sites Web (dont l’ensemble de ceux répertoriés dans le Directory), qui est la première étape de l’EKP (Entreprise Knowledge Portal, Gestion de connaissances sur un portail). Prenez également soin de mettre en place des alertes (bien connues des utilisateurs de SPS v 1.0) signalant des modifications sur

Pour mettre en place de telles alertes, l’administrateur doit remplir une fiche afin d’authentifier l’utilisateur qui les recevra. Il doit pour ce faire cliquer sur SiteSetting, à côté de Help en haut de l’écran. Puis, dans SPS, l’administrateur doit aller sur Manage General Setting et activer l’option Manage alerts for all users. La marche à suivre diffère légèrement dans WSS, puisque l’administrateur doit aller dans Manage My Information / My Alerts On The Site : il lui suffira alors de sélectionner, dans la liste des alertes, celles qu’il souhaite activer. Il pourra même en créer de nouvelles au moyen de l’option Add Alert. Naturellement, l’administrateur doit également vérifier les droits accordés aux utilisateurs dans l’annuaire Active Directory. Notons enfin que l’activation d’alertes ne peut se faire que si IIS 6.0 et son service SMTP sont installés sur le serveur ; faute de quoi, aucune modification des options de SPS v 2.0 n’est possible. Comme l’indique Microsoft, “ vous pouvez considérer SPS comme un grand parapluie (500 sites peuvent cohabiter) sous lesquels plusieurs sites WSS évoluent agilement ”.

 

WSS est ainsi doté de fonctions remarquables, mais néanmoins réduites par rapport à son grand frère. Cependant, associé à Office 2003, il représente tout de même une solution

musclée et flexible pour une solution départementale, par exemple à destination des PME et PMI. SPS et WSS se révèlent donc être, au final, deux solutions parfaitement complémentaires en vue de créer un espace de travail collaboratif au sein de l’entreprise, au travers d’un ou plusieurs portails sur Intranet, Extranet ou Internet. C’est grâce à de tels outils que la gestion de la connaissance intra- ou interentreprise peut réellement asseoir les bases de son développement à grande échelle.

 

Liens utiles :

Pour connaître des astuces sur l’utilisation de SPS v 1, visitez le site SharePoint Portal Server au quotidien à l’adresse http://perso.wanadoo.fr/erolsps Une formation en ligne sur SPS sous forme de vidéos pédagogiques (une connexion internet haut débit est vivement recommandée) est disponible à l’adresse http://perso.wanadoo.fr/erolsps/SPSv2/formation_v2.0.htm Les astuces portant sur la v 2.0 de SPS sont encore rares, puisque le voile n’a été levé sur le produit que les 23 et 24 avril derniers, en même temps que Windows Server 2003 et WSS.

 

La famille Office 2003 est vaste, elle aide SharePoint 2003 à mieux administrer les documents et l’information. Word 2003 permet une navigation totale dans SPS sans pour cela aller sur le portail Windows SharePoint Services 2003 (WSS). La copie écran ci-après est nommée ESPACE DE TRAVAIL PARTAGE le démontre.

 

Dans Word 2003 une partie intéressante est le volet Office ‘Ctrl+F1’. Il active cette petite merveille : six onglets permettent une navigation complète dans WSS (lire de gauche à droite la présentation des onglets). Le premier onglet indique l’ETAT et vous informe des erreurs ou restrictions sur ce fichier. Le second c’est l’icône de Messenger (MEMBRES) puis ce sont les TACHES à réaliser. L’onglet suivant DOCUMENT va vous permettre d’accéder à tous les documents de la bibliothèque. Puis vient l’onglet des LIENS avec la petite boule verte, il vous permet de naviguer dans les différents sites web référencés dans votre ‘liste de sites’. Pour en terminer voici l’onglet «i» dans un rond, il vous fournit des informations sur le document que vous lisez dans Word 2003 : qui l’a rédigé, et quelle personne l’a modifié à quelle heure et quel jour. Bien sur il y à d’autres combinaisons qui sont possibles… 14 en incluant les fonctions STRUCTURE XML et l’aide en ligne.

 

 

Ci-dessus vous voyez la fenêtre Word 2003 d’un article que nous rédigeons, et d’un coté à droit il y a l’ESPACE DE TRAVAIL PARTAGE que nous venons de vous décrire. A gauche vous avez un moyen d’explorer rapidement vos documents en MINIATURES. Cette osmose parfaite entre SharePoint et Office 2003, notamment dans ce cas avec Word 2003 est remarquable en terme d’ergonomie d’utilisation du poste de travail (cela ne nécessite pas un ordinateur surpuissant). Les tests que nous faisons sont effectués sur un DELL DIMENSION 4100. Une machine de milieu de gamme, afin de rester dans le cadre de configuration moyenne du type que l’on rencontre généralement dans les entreprises. Bien sur ce genre de solution de portail SPS 2003 avec WSS appuyé par des outils comme Office 2003 sous entends des formations utilisateurs, afin d’optimiser l’utilisation de tels moyens.

 

 

 

Voici la présentation : DEP341

‘Architecture And Deployment: SharePoint Products And Technologies’  de Sharon Richardson (Technology Specialist Microsoft Angleterre).

 

 

 

Une vision claire de WSS et SPS 2003

Une petite synthèse des possibilités offertes par SPS et WSS 2003.

 

Les possibilités de déploiement de SPS

 

 

 

Deux hypothèses, mêmes trois un serveur unique, mini-ferme de serveurs, maxi-ferme de serveurs

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Voici quel est l’apparence du serveur Windows SharePoint Services pour la partie gestion iconographie (c’est une solution, simple flexible et performante).

 

Le site WSS sa page d’accueil (je vous présente mes sites, car les exemples présentés au Tech-Ed 2003 ne sont pas accessibles).

 

 

 

 

Erol Giraudy, MVP SharePoint Portal Server.

 

Quelques bonnes adresses :

   Le site d’EROL sur SPS v 1.0 et la v 2.0.

   Les News groups Français sur SPS : msnews.microsoft.com et microsoft.public.fr.sharepoint

   Le site US pour : Evaluate Windows SharePoint Services and SharePoint Portal Server 2003 Betas http://www.microsoft.com/sharepoint

 

   Le site en Anglais de MSD, avec le SDK qui se structure : Download technical documentation and Software Development Kits from our Developer Center http://msdn.microsoft.com

 

    Le site US avec des Web Parts pour SPS 2003 : Find and contribute Web Parts and templates to the Web Component Directory  

          http://www.microsoft.com/sharepoint/webparts

 

   Visit our community websites http://www.microsoft.com/sharepoint/community/

 

 

EROL au