1.
Introduction
2.
L'infrastructure
3. Exemples de solutions
collaboratives
4. Conclusion
1. Introduction
« L’informatique des années 80 (poste individuel,
isolé) était comparable à une multitude d’îlots ou de châteaux forts entourés
de douves. L’informatique coopérative des années 90 prend en compte l’ensemble
de ces îlots ou châteaux et les relie par des ponts, des routes, des couloirs
de navigation… utilisant tout ce qu’il est possible de mettre en œuvre afin de
permettre des interactions ‘à la carte’ entre les personnes. »
Joanne Woodcock, Comprendre le groupware dans l’entreprise. Coll. Microsoft Press
C’est un fait, aujourd’hui, l’informatique est communicante.
Internet et les réseaux informatiques planétaires en témoignent. Et les
entreprises de toute taille ont su tirer parti de ces bouleversements
technologiques dès leur apparition, en intégrant des systèmes collaboratifs au
sein même de leurs équipes de travail. Cela leur a permis d’accroître leur
productivité et leur compétitivité, dans un contexte économique de plus en plus
concurrentiel.
C’est dans cette perspective que je vais vous présenter
les fonctionnalités collaboratives méconnues de Microsoft Exchange Server. Pour
cela, nous allons dans un premier temps présenter l'infrastructure d’Exchange
Server pour ensuite étudier des exemples d’applications de collaboration.
NB : Les systèmes de « groupware » , c’est-à-dire le travail collaboratif et travail
coopératif désignent une seule et même chose : un système de communication
d’entreprise basé sur la messagerie et qui permet, lorsqu’il est utilisé au
sein d'une équipe de travail, d'optimiser le travail de ce groupe.
2. L'infrastructure
Je ne vais pas traiter ici de l'installation de
Exchange Server ou de ses composants car cela dépasserait le cadre de mon
exposé. Si vous avez besoin de renseignements complémentaires, reportez vous à
l’essentiel 70-224 : "Installation,
configuration et administration de Microsoft Exchange 2000 Server".
Microsoft Exchange Server est
bien souvent perçu comme un « simple » serveur de messagerie. Même s'il s'acquitte
effectivement de cette tâche, Exchange Server est aussi une puissante et
robuste plate-forme de travail collectif.
Exchange Server fournit les
services suivants :
Exchange Server est une bonne plate-forme de
travail collaboratif car il fournit une infrastructure offrant des services de
base sûrs permettant de concentrer le développement sur des fonctions à valeur
ajoutée plutôt que sur la création de services existants. Ceci est un gain de
temps non négligeable.
- Les composants de l'infrastructure
o
Microsoft
Windows NT/2000 Server
Windows
NT/2000 Server constitue la base de la plate-forme des applications de
collaboration et, par extension, des produits BackOffice. Les produits
BackOffice sont intégrés à Windows NT/2000 Server pour tirer parti de ses
fonctionnalités de sécurité, de sa stabilité et de son évolutivité. Ils
nécessitent tous d'être installés sur un Windows NT/2000 Server.
o
Microsoft
Exchange Server
Exchange Server fournit
l’infrastructure permettant d’élaborer des applications de collaboration. Il
prend en charge les protocoles Internet suivants :
-
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)
-
POP3 (Post Office Protocol version 3)
-
IMAP4rev1 (Internet Message Access
Protocol version 4rev1)
-
LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)
-
NNTP (Network News Transfer Protocol)
Il prend également en charge des dossiers publics et la
réplication, un carnet d’adresses central, une administration centralisée et
des fonctionnalités de sécurité.
o
Microsoft
Exchange Server
Outlook comporte des outils de
création d’applications de collaboration, avec et sans programmation (en VBScript). Desktop Information
Manager, fourni avec Microsoft Outlook, centralise toutes les fonctions de
communication, d’organisation et de gestion des informations. Microsoft Outlook
prend en charge plusieurs comptes de courrier électronique, la planification,
la gestion des tâches, les journaux, les contacts et la création de dossiers
personnels pour le stockage et la classification d’informations.
Exchange
Server, déployé en entreprise, fournit les fonctionnalités suivantes :
o
un
Annuaire centralisé
Permet d'obtenir à tout moment et de façon fiable des informations relatives
à chaque collaborateur (numéro de poste, fonction, bureau, etc.)
o
des
Dossier partagés (appelés dossier publics)
Permettent de classer les informations de l'entreprise par thème et de les
rendre disponibles simultanément et en temps réel pour des collaborateurs
concernés.
o
des Agendas
partagés
Permettent d'organiser instantanément une réunion entre des personnes aux
emplois du temps partagés. Exchange Server détermine automatiquement, en
fonction des disponibilités de chacun, le créneau horaire de la réunion et
envoie un email à tous les collaborateurs concernés. Cette réunion peut avoir
lieu en ligne, via Netmeeting.
3.
Exemples de solutions collaboratives
Les types d'applications
collaboratives peuvent être regroupés en cinq catégories:
Ces catégories d'applications
ne sont nullement exclusives l'une de l'autre, une application de workflow, par exemple, pouvant utiliser des services de
messagerie. Il faut plutôt les considérer comme les fonctions de base d'une
application particulière ; soit, comme des briques permettant de
construire une application suffisamment complète pour permettre la
collaboration.
Les applications collaboratives, qui vous sont présentées ci-dessous, utilisent
des formulaires personnalisés, programmés en VBscript.
Ces formulaires, une fois déployés dans des dossiers publics de Exchange
Server, sont disponibles pour l'ensemble des collaborateurs concernés.
*
Les applications de messagerie
Les applications de messagerie
peuvent par exemple utiliser l'infrastructure de messagerie de Exchange Server.
Le courrier électronique est la plus connu de ces applications, mais il est
possible d'en construire de nombreux autres types, comme les groupes de
discussion. Exchange Server supporte les discussions chaînées (conversation
dans un forum), puisque tout dossier géré par Exchange Server peut devenir un
dossier de discussion chaînée simplement en changeant le type de vue appliquée
aux messages de ce dossier.
Un autre exemple
d'application de messagerie est un agent de boîte aux lettres. Un agent de
boîte aux lettres peut effectuer différents types d'opérations suivant la façon
dont il est programmé. Par exemple, un serveur de liste de diffusion est un
agent de messagerie qui transfert tous les courriers qu'il reçoit à tous ses
destinataires enregistrés.
*
Les applications de suivi de dossier
Les applications de suivi de
dossier gèrent et « tracent » les informations (Tracking),
par exemple une liste de contacts, depuis leur création jusqu'à leur
suppression ou leur « achèvement ». Un exemple d'application de suivi
de dossier est le suivi des candidatures à un poste, qui permet au département
des ressources humaines et aux autres employés de suivre un candidat depuis le
moment où il envoie son CV jusqu'à la décision de l'embaucher ou de rejeter sa
candidature, en passant par une série d'entretiens. La figure suivante montre
un exemple théorique d'application de suivi de candidature mettant en oeuvre
Outlook et Exchange Server.
Un autre exemple d'application
de suivi de dossier est le support technique (helpdesk).
Dans une application de helpdesk, les rapports
d'incident sont transmis au support technique par les utilisateurs qui
définissent leurs problèmes techniques. Suivant leur type, les incidents sont
attribués aux différents techniciens. Un suivi de chaque demande permet aux
techniciens de disposer d'un historique qui les aide à travailler sur le
problème. Après avoir résolu le problème, le technicien ajoute l'incident et sa
solution à une base de connaissances ou à une liste des questions les plus
fréquentes (FAQ) dont les utilisateurs peuvent consulter directement.
*
Les
applications de workflow
Une application de traitement
d'une note de frais est un exemple d'application de workflow.
Elle illustre bien le fonctionnement d'un workflow :
un utilisateur soumet une note de frais par une application Web, et, suivant le
montant total des frais, un processus déterminé de workflow
est déclenché. Ainsi, si la dépense est inférieure à 500 F, la note de frais
est automatiquement acceptée. Par contre, si la dépense excède 500 F, la note
de frais est transmise au responsable du demandeur pour approbation. Le
responsable peut soit approuver, soit rejeter la demande, et, suivant sa
décision, un autre processus de workflow est
déclenché soit pour rembourser des frais, soit pour informer l'utilisateur du
rejet de sa demande. Enfin, si le responsable ne prend aucune décision dans un
délai donné, l'application de workflow transmet la
demande à son supérieur hiérarchique pour approbation.
*
Les applications de collaboration en temps réel
Les applications de collaboration en temps réel sont la catégorie la plus
récente des applications Exchange Server. Ces dernières permettent une
collaboration instantanée (synchrone), par opposition à la collaboration en
temps différé des applications basées sur la messagerie (asynchrone).
Évidemment, l'intérêt réside dans la connexion en temps réel d'utilisateurs
géographiquement dispersés. Un exemple d'application de collaboration en temps
réel est un système d'inscription à des formations qui organise des cours en
ligne en envoyant des requêtes Microsoft NetMeeting. Cette application permet
aux personnes de collaborer sur Internet en utilisant la vidéo, le son, un
tableau et le partage d'application, comme le montre la figure suivante.
*
Les applications de gestion des connaissances
La gestion des connaissances (Knowledge Management) est une stratégie pour faire migrer
l'information des individus vers des groupes plus larges, voire vers toute une
entreprise.
Le Knowledge
Management s’appuie donc sur les technologies collaboratives (groupware). En pratique, les entreprises doivent mettre en
place des processus qui ne sont pas simplement collaboratif mais assurent la
collecte et le partage d'une information à jour, pertinente et vérifiée.
Par exemple,
une application de recherche globale dans laquelle l'utilisateur peut effectuer
une interrogation dans des groupes de discussion et des contacts dans Exchange
Server, mais aussi dans des bases de données SQL et des sites web. Une telle
fonctionnalité de recherche est un outil très puissant. Un avantage important
d'un tel moteur de recherche " universel " est que les utilisateurs
n'ont pas besoin de changer leur mode de travail, en effet, le moteur de
recherche parcourant lui-même les différentes sources de données pour trouver
l'information pertinente. Et si l’on ajoute à l'application un agent de
messagerie, il devient possible de programmer la base de connaissances
pour qu'elle transmette aux utilisateurs, par email, les liens vers les
nouvelles informations pertinentes correspondant à des critères qu'ils ont
prédéfini.
4. Conclusion
Nous l'avons évoqué précédemment,
l’objectif du travail collaboratif est d'assurer la cohérence des activités et
la coordination des tâches, en accord avec la politique globale de
l’entreprise.
Pour cela, des outils de groupware permettent :
-
d’échanger des informations à
l'intérieur d'un réseau de collaborateurs ;
-
de partager des ressources dans un
même contexte ;
-
et de travailler sur des documents
en groupe et en temps réel.
A la lecture de cette
présentation, s’il ne doit être retenu qu’une seule idée, la voici :
Exchange Server et Outlook constituent une très bonne base de développement
d’applications collaboratives. A cela, une raison principale : en plus de
sa robustesse, cette plate-forme fournit les services qui permettent de
concentrer le développement sur des outils spécifiques correspondants à la
politique de l’entreprise. En conséquence, cette flexibilité a une influence
positive sur le temps consacré à élaborer ces applications collaboratives.
Exchange Serveur : Une plate-forme permettant un travail efficient en groupe.
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